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最近工作常常會用到Google Doc (文件)!真的很好用,因為可以一堆人同時編輯一個檔案。

但我發現到常常在網頁上做修改文件,是件累人的事情。因此一直找尋有關只要office word

一打開就可以馬上編輯,關閉就馬上更新到Google Doc ,而且共用的人可以馬上擁有最新的

資料。

於是在網路上找阿找,首先找到可以類似Dropbox軟體遠端聯結Google Doc!假裝可以同步文件

。但效果真的是有夠.....。直到有一天看到Google APP網站,發現到一個東西。不看還好,看到

嚇死我。真的有跟M$ office 可以同步結合文件資料。天阿,這不就是我殷殷期盼的東西嗎!

 

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就是他,"Google Cloud Connect for Microsoft Office"。可以利用M$ office來作文件同步的外掛程式。

除了線上同步之外,還可以離線編輯,等到有網路環境時在同步更新。再來最怕擔心編輯檔案

會有錯亂的時候,這個外掛還有版本控制,所以因遇到更新錯誤,可利用版本控管還原你所想要的

資料。

重點他有中文版本,所以不用擔心一些設定不懂的問題。

官方網站:http://www.google.com/apps/intl/zh-TW/business/officeconnect.html

安裝步驟很簡單,大概都是下一步下一步。重點是設定(其實也很簡單)

安裝完之後,首先開起M$ office任一個程式(建議先Word或是google doc有支援)

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你會看到上圖的畫面,點選"登入",這時你要有Google的帳號才行。

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此時會要求你登入帳號及輸入密碼。

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如果出現這張圖片時,建議你把這個對話框關閉,再次去點選"登入"。假若資料正確,會出下張圖片。

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請點選"授予存取權"

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在這對話框中,全域文件選項,關於自動或是手動,個人建議如果你不常用Google Doc的話,請

點選"手動",因為你選擇"自動"的話,只要編輯文件都會上傳到Googel Doc上面。

至於"儲存位置",就那你共用出去的文件有一個地方好管理。

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設定完之後,會看到文件上面有一個"同步處理",我也在word上面輸入"test"。

會跳出存檔視窗要求存檔,為了證明同步的功能,我在桌面建立"A"和"B"兩個資料夾,目前先將

原始檔存在"A"資料夾中,待會將資料存到"B"資料夾。

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當存檔過後,會出下圖的有一個共用聯結

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複製這個聯結,貼到瀏覽器網址列開啟會出下列圖片

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會發現到他是一個PDF檔,因為上傳上去word,Google Doc不會去轉換成網頁編輯模式(其實也不用)

只要在"檔案"點選下載到特定目錄開啟就可以了,因為我們就是要用這個M$ office來編輯。

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下載檔案後之後,將檔案放置"B"資料夾內並開啟。

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這時兩個檔案同時開啟,左邊是"A",右邊是"B"

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當我在"B"地方加入一些文字並結同步上去時,這時出現一個同步對話框。因為有人跟你一樣

在編輯檔案,因此要詢問一下。之後共用給其他人,也會出現類似要求你同步更新資訊。

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當"B"更新上去時,"A"也出現"需要同步處理",就給他點下去,就會出現與"B"一模一樣的資料。

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此時"A""B"兩個檔案資料就一模一樣。

那要如何共用呢,點選右上角"共用"地方,輸入共用人的信箱(一定是要用Google帳號)

如果覺得很太了解,Google有Youtuve介紹(有中文解說)

    
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    sulilliju 發表在 痞客邦 留言(1) 人氣()